Por que fechar o Caixa todos os dias?

Para manter a integração entre todos os módulos do sistema, a consistência das operações e do resultado, o ADMH trabalha com uma data de referência (faturamento) que é definida no Caixa do módulo Hotel/Restaurante. Esta data é importante, pois, não pode ser retroagida e é independente da data do sistema operacional (data de emissão) que pode apresentar-se frágil em diversas situações.

CONTROLADORIA

Através do “Relatório de Caixa” é possível analisar em um único local as principais ações de cada usuário no módulo Hotel, tais como:

1)	Lançamentos agrupados por produto, grupo, vendedor e ponto de venda;

2)	Recebimentos acumulados e detalhados;

3)	Estornos de lançamentos e recebimentos;

4)	Transferências de lançamentos e recebimentos;

5)	Check-in e Check-Out;

6)	Sangrias; e

7)	Recebimento em Cartão por bandeira;

Observe estas e outras informações nas diversas abas do formulário Caixa:

Esta concentração das informações facilita o trabalho da controladoria e pode ajudar na resolução de problemas. Contudo, se o caixa não for fechado diariamente pode-se criar um excesso de informações dificultando a análise e conferência.

ROTINAS EXECUTADAS NO FECHAMENTO DO CAIXA

O fechamento do caixa consiste na definição de uma nova data de faturamento. Neste momento o sistema executa diversas rotinas de forma automática:

1)	Integração dos recebimentos com o módulo Financeiro atualizando os relatórios financeiros de resultado;

2)	Geração da comissão dos agentes;

3)	Envio de e-mail com o Relatório de Caixa para diretoria;

4)	Ativação da rotina Rodar Diária* para lançamento automático das diárias na conta do hóspede;

5)	Cancelamento de reservas vencidas;

6)	Reforço de alertas para solução de problemas diversos;

7)	Backup e backup extra para segurança da base de dados.

*Na execução da rotina “RODAR DIÁRIA” o sistema lança uma nova diária na conta do hóspede apenas se não existir nenhuma diária para a mesma data de faturamento, ou seja, “não lança duas diárias no mesmo Caixa”. Desta forma, recomendamos que o Caixa seja fechado apenas após os check-ins da madrugada para que a diária do check-in fique no caixa atual e a nova diária que será lançada, ao meio dia, por exemplo, fique no próximo Caixa.

SEGURANÇA

O fechamento diário do caixa ajuda ainda na validação de outras ações:

1)	Ao efetuar um novo lançamento é sugerida a data do caixa atual, facilitando a digitação e evitando lançamentos retroativos;

2)	Não é possível efetuar um check-in, ou criar uma reserva com data de entrada inferior ao caixa atual, impedindo hospedagens com data de entrada vencida;

3)	Não é possível lançar comandas repetidas após fechar o caixa, melhorando o controle de comandas.

INTEGRAÇÃO

1)	No módulo Estoque as movimentações terão sempre como data de emissão a data do caixa atual.

2)	Relatórios como DRE, Balanço Financeiro, Balanço Patrimonial e Fluxo de Caixa, Extrato de Conta Corrente, entre outros, não apresentarão informações precisas se o caixa da recepção não for fechado diariamente.

DIVISÃO DE RESPONSABILIDADE

Nos hotéis e restaurantes que trabalham com recepção/caixa em mais de um turno é recomendo o fechamento do Caixa a cada mudança de turno. Com isso cada usuário fica responsável exclusivamente pelos próprios recebimentos e movimentos facilitando a solução de problemas.

CONCLUSÃO

Para uma gestão profissional de sua empresa é imprescindível o fechamento diário do Caixa. Nossa sugestão é que o mesmo seja fechado nas mudanças de turno e no início do dia, após os check-in's da madrugada.

Manual ADMH URL: http://www.admh.com.br/manualweb/index.html?porque_fechar_o_caixa_da_recep.htm

	Por que fechar o Caixa todos os dias?						Porque_fechar_o_Caixa_da_Recep Caro pessoal de suporte,
Por que fechar o Caixa todos os dias?