O ADMH têm 12 movimentações diferentes de estoque. Normalmente as pessoas estão mais acostumadas com compra, venda e requisição. Entretanto, é importante conhecer todas as formas de movimentação, visto que, em algum momento uma delas pode ser útil. Veja a descrição de cada movimentação:

 

Compra - Aquisição de insumos do fornecedor. Esta movimentação representa uma entrada de insumos no almoxarifado. Normalmente é uma cópia dos itens de uma nota fiscal de compra, de um cupom fiscal, de um pedido, entre outros.

 

O Pedido de compra não é considerado uma movimentação de estoque porque ele não gera nenhuma entrada ou saída no saldo de estoque dos insumos. A entrada efetiva no estoque será feita através do registro da compra, ou seja, com a chegada da mercadoria.

 

Devolução de Compra - Devolução de mercadoria ao fornecedor. Esta movimentação representa uma saída de insumos do almoxarifado. Ela é comum em caso de mercadorias avariadas, compras com quantidades erradas, entre outros.

 

Requisição -  Efetua a distribuição de insumos do almoxarifado (sempre do almoxarifado) para os setores. Esta movimentação representa uma saída do almoxarifado e uma entrada no setor requisitante. Normalmente o almoxarifado funciona como um pequeno mercado dentro da empresa. Cada setor que precisa de algum insumo solicita, ou melhor requisita, ao almoxarife. O setor "Administração" pode precisar de um cartucho ou papel para impressão, outro setor pode precisar de alimentos, como é o caso da "Cozinha", por exemplo. À medida que estes insumos vão sendo distribuidos pelos setores, cada setor passa a ser responsável pelo custo das mercadorias requisitadas. Assim, no final do mês, por exemplo, é possível saber quanto a administração utilizou de materiais de expediente, ou quanto a cozinha requisitou de hortifrutigranjeiros, por exemplo. Normalmente estas requisições são acompanhadas pela gerência ou proprietários a fim de reduzir custos e combater desperdícios.

 

A requisição é a principal movimentação para o controle dos custos. Quando os insumos requisitados são de "uso e consumo com baixa automática", ela gera automaticamente a baixa de consumo e consequentemente o custo indireto. Contudo, o custo indireto não é baseado na requisição, mas na baixa de consumo.

 

Estorno de requisição - Devolução de insumos para o almoxarifado. Representa uma entrada no almoxarifado e uma saída no setor que está devolvendo os insumos. São comuns quando se identifica algum excesso nos setores ou mesmo insumos com a validade comprometida, entre outras situações.

 

Transferência - Transferência de insumos entre setores (não envolve o almoxarifado). Representa uma saída no setor de origem e entrada no setor de destino. É muito comum quando falta algum insumo e outro setor tem de sobra, assim, para evitar uma nova requisição é feita uma transferência. Também pode acontecer em momentos onde o almoxarifado esteja fechado e um setor "empresta" ao outro.

 

Aqui vale um alerta para evitar um erro comum. Suponha que você dividiu o estoque entre o setor "Bar" e o setor "Restaurante". Isto porque são pessoas responsáveis diferentes e você também precisa ter um resultado independente de cada setor. Contudo, são setores fisicamente próximos, apesar de terem estoques setoriais diferentes. O problema é que, durante a operação diária, quando falta uma bebida em um setor, as pessoas pegam esta bebida no outro setor, sem a consciência de que deve ser anotada a quantidade para uma posterior transferência. Isto cria inúmeros problemas no balanço do estoque. Neste caso é preciso desenvolver duas linhas de solução: ou você junta os dois setores em um só e no balanço ambos os estoques serão analisados como sendo o mesmo ou procure conscientizar a equipe.

 

Baixa de consumo - Baixa dos insumos consumidos do tipo "uso e consumo", ou seja, utilizados na operação, transformando-os em custo indireto. Representa uma saída no setor da baixa. Esta movimentação pode ser melhor compreendida no tópico "Custos Diretos e Indiretos".

 

Ajuste de entrada - Correção de saldo acrescentando ao estoque. Representa uma entrada do insumo no setor do ajuste. Imagine que você fez um balanço no estoque e foi registrado que você tem fisicamente 10 unidades de um insumo, contudo, no sistema só constam 9 unidades. Independente das causas desta diferença, você precisa ajustar o saldo para deixá-lo conciliado com o saldo real. Então, precisará fazer um ajuste de entrada de uma (1) unidade (9 + 1 = 10), corrigindo o saldo atual.

 

Esta movimentação é bastante utilizada na implantação do sistema quando se deseja entrar com o saldo inicial de cada insumo.

Assim como todas as movimentações, depende da permissão do usuário.

 

Ajuste de saída - Correção de saldo reduzindo do estoque. Representa uma saída do insumo no setor do ajuste. Imagine que você fez um balanço no estoque e foi registrado que você tem fisicamente 9 unidades de um insumo, contudo, no sistema constam 11 unidades. Independente das causas desta diferença, você precisa ajustar o saldo para deixá-lo conciliado com o saldo real. Então, precisará fazer um ajuste de saída de duas (2) unidades (11 - 2 = 9), corrigindo o saldo atual.

 

O fato de fazer o ajuste não significa necessariamente que a diferença não será analisada e cobrada dos responsáveis. O próprio documento de ajuste pode ser utilizado para este fim.

Assim como todas as movimentações, depende da permissão do usuário.

 

Transformação -Troca de saldo entre insumos. Representa uma saída no insumo de origem e entrada no insumo de destino. Uma utilização bastante comum é a transformação de garrafas para doses e de peças de carnes para porções. Veja mais informações em Transformação de Insumos.

 

As transformações não alteram o estoque do ponto de vista financeiro. O valor total dos insumos transformados continua sendo o mesmo. Por exemplo, supondo que você transformou uma garrafa de vodka que custa R$ 20,00 em 20 doses de vodka de R$ 1,00. Ou seja, o valor financeiro final é o mesmo.

 

Baixa de Venda - Baixa de insumos que compõe a ficha técnica de produtos vendidos (lançamento de produtos e serviços do módulo Hotel ou Restaurante). Representa uma saída no setor de baixa do ponto de venda relacionado a venda do produto.

 

Estorno de Baixa de Venda - Devolução dos insumos que foram baixados na venda do produto. Da mesma forma que ao se efetuar um lançamento pelo módulo Hotel ou Restaurante é gerado um baixa no estoque, este insumo é retornado ao estoque no caso do estorno deste lançamento.

 

Estorno de Baixa de Consumo - Retorno ao estoque de insumos que foram baixados como uso e consumo. Desta forma, os custos indiretos serão deduzidos dos seus respectivos estornos. Esta operação é normalmente utilizada quando se faz a requisição de insumos com baixa automática para um setor errado, havendo, neste caso a necessidade de estornar a baixa. Contudo, neste caso, ela deverá ser complementada com um estorno de requisição ou uma transferência para o setor correto.

 

As movimentações de estoque levam em consideração o saldo quantitativo e financeiro. Isto significa que sempre deverá existir um valor de custo para cada insumo. Na implantação do sistema, no ajuste de entrada, por exemplo, será preciso dizer quantas águas sem gás deseja dar entrada no estoque e a que custo. Caso você não saiba o custo da aquisição, precisará trabalhar com o custo atual de compra ou custos médios. Esta mensuração dos custos é fundamental para a integração com o módulo Financeiro, onde seu estoque não representa quantidades mas um valor patrimonial.

 

 Veja um esquema com as diversas movimentações de estoque presentes no ADMH baseadas nas numerações acima:

 

 

No caso das movimentações 6, 7, 8, 9 e 12 as movimentações ocorrem dentro do próprio setor.