Comentários sobre: ADMH 4.9 - Por que fechar o Caixa todos os dias?Porque_fechar_o_Caixa_da_RecepABERTURA > Perguntas e Respostas > Por que fechar o Caixa todos os dias? /Caro pessoal de suporte,
Por que fechar o Caixa todos os dias?
Para manter a integração entre todos os módulos do sistema, a consistência das operações e do resultado, o ADMH trabalha com uma data de referência (faturamento) que é definida no Caixa do módulo Hotel/Restaurante. Esta data é importante, pois, não pode ser retroagida e é independente da data do sistema operacional (data de emissão) que pode apresentar-se frágil em diversas situações.
CONTROLADORIA
Através do “Relatório de Caixa” é possível analisar em um único local as principais ações de cada usuário no módulo Hotel, tais como:
1)
Lançamentos agrupados por produto, grupo, vendedor e ponto de venda;
Observe estas e outras informações nas diversas abas do formulário Caixa:
Esta concentração das informações facilita o trabalho da controladoria e pode ajudar na resolução de problemas. Contudo, se o caixa não for fechado diariamente pode-se criar um excesso de informações dificultando a análise e conferência.
ROTINAS EXECUTADAS NO FECHAMENTO DO CAIXA
O fechamento do caixa consiste na definição de uma nova data de faturamento. Neste momento o sistema executa diversas rotinas de forma automática:
*Na execução da rotina “RODAR DIÁRIA” o sistema lança uma nova diária na conta do hóspede apenas se não existir nenhuma diária para a mesma data de faturamento, ou seja, “não lança duas diárias no mesmo Caixa”. Desta forma, recomendamos que o Caixa seja fechado apenas após os check-ins da madrugada para que a diária do check-in fique no caixa atual e a nova diária que será lançada, ao meio dia, por exemplo, fique no próximo Caixa.
SEGURANÇA
O fechamento diário do caixa ajuda ainda na validação de outras ações:
1)
Ao efetuar um novo lançamento é sugerida a data do caixa atual, facilitando a digitação e evitando lançamentos retroativos;
2)
Não é possível efetuar um check-in, ou criar uma reserva com data de entrada inferior ao caixa atual, impedindo hospedagens com data de entrada vencida;
3)
Não é possível lançar comandas repetidas após fechar o caixa, melhorando o controle de comandas.
INTEGRAÇÃO
1)
No módulo Estoque as movimentações terão sempre como data de emissão a data do caixa atual.
Nos hotéis e restaurantes que trabalham com recepção/caixa em mais de um turno é recomendo o fechamento do Caixa a cada mudança de turno. Com isso cada usuário fica responsável exclusivamente pelos próprios recebimentos e movimentos facilitando a solução de problemas.
CONCLUSÃO
Para uma gestão profissional de sua empresa é imprescindível o fechamento diário do Caixa. Nossa sugestão é que o mesmo seja fechado nas mudanças de turno e no início do dia, após os check-in's da madrugada.