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Por que fechar o Caixa todos os dias?

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Por que fechar o Caixa todos os dias?

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Por que fechar o Caixa todos os dias?

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 Para manter a integração entre todos os módulos do sistema, a consistência das operações e do resultado, o ADMH trabalha com uma data de referência (faturamento) que é definida no Caixa do módulo Hotel/Restaurante. Esta data é importante, pois, não pode ser retroagida e é independente da data do sistema operacional (data de emissão) que pode apresentar-se frágil em diversas situações.

CONTROLADORIA

Através do “Relatório de Caixa” é possível analisar em um único local as principais ações de cada usuário no módulo Hotel, tais como:

1)Lançamentos agrupados por produto, grupo, vendedor e ponto de venda;
2)Recebimentos acumulados e detalhados;
3)Estornos de lançamentos e recebimentos;
4)Transferências de lançamentos e recebimentos;
5)Check-in e Check-Out;
6)Sangrias; e
7)Recebimento em Cartão por bandeira;

 

Observe estas e outras informações nas diversas abas do formulário Caixa:

Esta concentração das informações facilita o trabalho da controladoria e pode ajudar na resolução de problemas. Contudo, se o caixa não for fechado diariamente pode-se criar um excesso de informações dificultando a análise e conferência.

ROTINAS EXECUTADAS NO FECHAMENTO DO CAIXA

O fechamento do caixa consiste na definição de uma nova data de faturamento. Neste momento o sistema executa diversas rotinas de forma automática:

1)Integração dos recebimentos com o módulo Financeiro atualizando os relatórios financeiros de resultado;
2)Geração da comissão dos agentes;
3)Envio de e-mail com o Relatório de Caixa para diretoria;
4)Ativação da rotina Rodar Diária* para lançamento automático das diárias na conta do hóspede;
5)Cancelamento de reservas vencidas;
6)Reforço de alertas para solução de problemas diversos;
7)Backup e backup extra para segurança da base de dados.

 

*Na execução da rotina “RODAR DIÁRIA” o sistema lança uma nova diária na conta do hóspede apenas se não existir nenhuma diária para a mesma data de faturamento, ou seja, “não lança duas diárias no mesmo Caixa”. Desta forma, recomendamos que o Caixa seja fechado apenas após os check-ins da madrugada para que a diária do check-in fique no caixa atual e a nova diária que será lançada, ao meio dia, por exemplo, fique no próximo Caixa.

SEGURANÇA

O fechamento diário do caixa ajuda ainda na validação de outras ações:

1)Ao efetuar um novo lançamento é sugerida a data do caixa atual, facilitando a digitação e evitando lançamentos retroativos;
2)Não é possível efetuar um check-in, ou criar uma reserva com data de entrada inferior ao caixa atual, impedindo hospedagens com data de entrada vencida;
3)Não é possível lançar comandas repetidas após fechar o caixa, melhorando o controle de comandas.

INTEGRAÇÃO

1)No módulo Estoque as movimentações terão sempre como data de emissão a data do caixa atual.
2)Relatórios como DRE, Balanço Financeiro, Balanço Patrimonial e Fluxo de Caixa, Extrato de Conta Corrente, entre outros, não apresentarão informações precisas se o caixa da recepção não for fechado diariamente.

DIVISÃO DE RESPONSABILIDADE

Nos hotéis e restaurantes que trabalham com recepção/caixa em mais de um turno é recomendo o fechamento do Caixa a cada mudança de turno. Com isso cada usuário fica responsável exclusivamente pelos próprios recebimentos e movimentos facilitando a solução de problemas.

CONCLUSÃO

Para uma gestão profissional de sua empresa é imprescindível o fechamento diário do Caixa. Nossa sugestão é que o mesmo seja fechado nas mudanças de turno e no início do dia, após os check-in's da madrugada.