ADMH 5.0

Noções iniciais do financeiro

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Noções iniciais do financeiro

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 Muitas pessoas podem ter uma idéia de que o financeiro é um módulo complexo. Mas, na verdade, ele se resume a manutenção de movimentos e títulos. Os relatórios com nomes mais complexos para o usuário iniciante como Balanço Financeiro, Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e Fluxo de Caixa, entre outros, são apenas nomenclaturas técnicas, contudo, estes relatórios só precisam ser impressos, não precisam ser elaborados. As Contas Contábeis, são apenas grupos de despesas e receitas e a competência é apenas o mês e o ano a que se refere uma despesa ou receita. Ou seja, nada de receio, é preciso apenas consolidar os conceitos principais e se manter fiel a eles em suas decisões. Veja alguns conceitos básicos no contexto do ADMH:

 

Movimento: é o registro de um crédito ou débito na conta corrente. A partir do momento que você decide por controlar o financeiro de sua empresa, todas as movimentações devem ser registradas nas contas correntes. Por exemplo, você pagou em dinheiro uma conta de água, precisa registrar na conta corrente "caixa" o valor pago.

 

Títulos: No ADMH não utilizamos apenas o contas a pagar e o contas a receber. Temos também os cheques a pagar e a receber e os cartões a pagar e a receber. A este conjunto de seis tipos diferentes de documentos chamamos de "títulos". Desta forma, chamamos de títulos a pagar (contas, cheques e cartões) e títulos a receber (contas, cheques e cartões). Esta é uma maneira de facilitar e validar as baixas, visto que os cheques e cartões só podem ser baixados na conta corrente bancária.

 

Natureza: a natureza dos títulos e movimentos pode ser de crédito ou débito. Quando se trata de títulos, por exemplo, crédito se refere a tudo que alguém lhe deve, ou seja, "a receber", e débito a tudo que sua empresa deve para alguém, ou seja, "a pagar". Você pode dizer "eu tenho um crédito a receber" do cliente que ficou me devendo seu consumo, e "eu tenho um débito a pagar" com o fornecedor que me entregou uma mercadoria. Quando se refere a contas correntes, por exemplo, você pode dizer que "houve um débito na conta" porque saiu dinheiro da conta para pagar uma despesa. Como pode dizer que "houve um crédito na conta" porque entrou dinheiro na conta, visto que, alguém lhe pagou com um depósito bancário, por exemplo.

 

Conta Corrente: conta corrente é uma conta que recebe movimentos de crédito e débito gerando um saldo. No ADMH existem dois tipos de contas correntes: caixa e banco. O tipo "caixa" só movimenta dinheiro e o tipo "banco" é uma conta bancária. Algumas pessoas entendem a conta corrente do tipo "caixa" como sendo o "Livro Caixa". Em ambos os tipos as contas correntes não podem ser movimentadas com datas futuras, isto porque seu saldo deve ser baseado em movimentos efetivos, ou seja, já realizados. Para entender a conta corrente "banco" basta lembrar de sua conta bancária pessoal. Você tem um saldo e conforme o banco vai registrando débitos o saldo vai diminuindo, quando entra um crédito o saldo sobe. O único lugar onde você pode creditar ou debitar valores é em suas contas correntes.

 

Baixa: Se for um título a receber, baixar significa que o título foi recebido. Se for um título a pagar, baixar significa que o título foi pago. Neste caso o termo baixar é genérico e representa a quitação do título. Um fator importante na questão da baixa é que sempre você precisará dizer de que conta corrente está sendo creditado ou debitado o valor.

 

 Fixados os principais termos, vamos agora a um esquema com as principais ações:

 

 

Movimento de crédito ou débito na conta corrente "caixa". Este movimento estará sempre relacionado a "Dinheiro". Ou seja, entrou ou saiu, dinheiro na conta corrente "caixa". Normalmente, quando é crédito,  está relacionado aos recebimentos em dinheiro efetuados no CAIXA do módulo Hotel ou Restaurante. Quando é débito, se refere a despesas pagas em dinheiro diretamente pelo responsável do financeiro.

 

Movimento de crédito ou débito na conta corrente "bancária". Este movimento estará sempre relacionado ao extrato da conta emitido pelo banco. Ou seja, aumentou ou diminuiu seu saldo no banco. Se for de crédito pode estar relacionado a um pagamento de cliente, a um adiantamento, entre outros. Se for de débito pode ser uma tarifa bancária, uma cobrança de juros, uma taxa, um cheque compensado, um saque, uma transferência, entre outros. Durante a conciliação é o melhor momento para efetuar estes movimentos.

 

A transferência entre contas correntes é muito comum. Para entender melhor, vamos a alguns exemplos: a) você tem um saldo alto em caixa, ou seja, em dinheiro, e quer depositar no banco. Então, faz uma transferência da conta corrente do caixa para a conta corrente bancária onde será feito o depósito; b) você tem um saldo maior na conta corrente bancária "Banco X", por exemplo, mas vai precisar transferir para o "Banco Y" para cobrir um cheque que será compensado. Então, você faz uma transferência do "Banco X" (origem) para o "Banco Y" (destino). No banco de origem o saldo será reduzido e no banco de destino o saldo será acrescido. A transferência só ocorre entre contas correntes.

 

Em especial as contas correntes bancárias precisam ser conciliadas com o extrato bancário emitido pelo banco. Geralmente esta é a primeira atividade na rotina diária do encarregado do financeiro. Isto porque a partir desta conciliação é possível baixar os títulos que foram pagos ou recebidos pelo banco, verificar os cheques compensados, entre outros, e principalmente o saldo, para saber se o mesmo pode cobrir as previsões do dia (compromissos que vencem na data).

 

Os títulos a receber são todas as contas (faturas, duplicatas, boletos), cheques e cartões (de crédito e débito) recebidos dos clientes. Normalmente estes títulos serão criados pela integração com o Módulo Hotel ou Restaurante. Através deste controle é possível identificar títulos em atraso, ou seja, que não foram pagos em seus devidos vencimentos e ativar a cobrança. É possível selecionar títulos que irão vencer nos próximos dias para verificar a previsão de entradas, é possível obter o histórico de pagamentos de um determinado cliente, entre outros.

 

Os títulos a receber podem ser baixados (recebidos) pelo caixa ou pelo banco. Pelo caixa significa que o cliente, por exemplo, veio pagar em dinheiro. Pelo banco, significa que no extrato da conta corrente consta um crédito referente ao título em questão. Contudo, vale ressaltar que os cheques e cartões são normalmente baixados pelo banco.

 

Os títulos a pagar são todas as contas (faturas, duplicatas, boletos), cheques e cartões (de crédito e débito) de compras diversas. Normalmente estes títulos serão criados a partir de despesas que precisam ser pagas e da integração com o Módulo Estoque (podem ser criadas as duplicatas das compras). Através deste controle é possível identificar títulos em atraso, ou seja, que não foram pagos em seus devidos vencimentos, é possível selecionar títulos que irão vencer nos próximos dias para verificar a previsão de saídas, é possível obter o histórico de pagamentos a um determinado fornecedor, entre outros.

 

Os títulos a pagar podem ser baixados (pagos) pelo caixa ou pelo banco. Pelo caixa significa que o fornecedor, por exemplo, veio receber em dinheiro. Pelo banco, significa que no extrato da conta corrente consta um débito referente ao título em questão. Contudo, vale ressaltar que os cheques e cartões são normalmente baixados pelo banco.

 

Pode acontecer ainda a baixa entre títulos. É como se fosse uma troca de títulos. Neste caso, não há movimentação das contas correntes. Por exemplo, você pode emitir um cheque baixando várias contas a pagar. Desta forma, as contas a pagar serão baixadas automaticamente e só ficará em aberto o cheque. Aqui também pode ser utilizado o Encontro de Contas, que é a baixa de um título a pagar com um título a receber. Estes assuntos serão melhor detalhados no tópico "Baixa com títulos vinculados".