Quando se utiliza o módulo estoque você pode ter dois objetivos a alcançar: controlar o saldo dos insumos (estoque propriamente dito) e controlar os custos dos diversos setores. Neste tópico abordaremos especificamente o controle de custo. Os custos, neste contexto, serão divididos entre custos diretos e custos indiretos. Os custos diretos serão gerados a partir de uma baixa de venda (no momento da venda) e estão relacionados aos insumos de revenda. Os custos indiretos serão gerados a partir de uma baixa de consumo e estão relacionados aos insumos de uso e consumo. Veja a tabela abaixo:

 

 

Muitas pessoas têm a impressão que o custo indireto é gerado pela requisição, contudo, a requisição apenas transfere o saldo do almoxarifado para o setor requisitante.

 

 Vamos a um exemplo prático. Suponhamos que foi efetuada uma compra para o almoxarifado conforme mostra a tabela abaixo:

 

 

 Vamos supor ainda que você criou um setor chamado "Restaurante", ainda sem nenhum saldo de insumo,  e que vamos requisitar (transferir a partir do almoxarifado) para este setor todos os itens da compra anterior. Os insumos estão disponíveis no "Restaurante" e esperam duas movimentações em especial: baixa de venda e baixa de consumo.

 

Baixa de Venda: imagine ainda que pelo módulo Hotel ou Restaurante foram vendidas duas unidades de um produto que gerou a baixa pela ficha técnica de dois insumos "Refrigerante Laranja lata 350ml". Neste caso, o sistema irá gerar automaticamente uma movimentação de "baixa de venda" no setor "Restaurante", diminuindo o saldo do insumo de 24 para 22 unidades. A baixa de venda gerada será semelhante a da tabela abaixo:

 

 

A baixa de venda registrou o saldo quantitativo (duas unidades) e financeiro (dois reais).

 

Baixa de consumo: esta baixa é exclusiva  para os insumos de uso e consumo e pode ocorrer de duas formas: manualmente ou automaticamente. Isto irá depender do tipo do insumo. Caso o insumo seja de "Uso e consumo - sem baixa automática" precisará ser feita uma baixa de consumo manualmente. Caso o insumo seja de "Uso e consumo - com baixa automática", a baixa de consumo já foi efetuada automaticamente no momento da requisição. Veja o esquema abaixo:

 

 

 

a) Baixa manual: os insumos foram sendo acrescidos nos setores e agora é preciso visitar os setores com a lista de saldo de cada insumo e verificar quanto ainda resta do insumo, dando baixa na diferença. No exemplo citado acima, vamos visitar o setor "Restaurante" com uma lista contendo 4 pacotes de copos descartáveis. Imagine que ao chegar no setor "Restaurante" você encontre ainda três pacotes lacrados. Desta forma dará baixa em um pacote, conforme a tabela abaixo:

 

 

A baixa de consumo registrou o saldo quantitativo (uma unidade) e financeiro (um real e cinquenta centavos).

 

b) Baixa automática: os insumos foram sendo acrescidos nos setores e baixados automaticamente, dando a sensação de que "sumiram". Houve uma entrada de 4 unidades e uma saída de 4 unidades, mantendo-se o saldo zerado. Veja abaixo a baixa de consumo automática:

 

 

Veja na tabela abaixo um comparativo entre a baixa automática e manual de insumos de uso e consumo na requisição:

 

 

No dia-a-dia normalmente se lida com insumos que envolvem pesagem e podem estar distribuídos em diversos locais, ou seja, situações bem mais complexas e em maior número que o exemplo citado acima. Neste contexto a baixa manual pode se tornar muito trabalhosa e com alta dependência de mão-de-obra. Uma sugestão é utilizar a baixa automática de forma genérica e a manual deixar específica para alguns insumos com o valor de custo mais representativo.

 

Pelo fato do custo na baixa automática ser integral em relação a quantidade requisitada, é sugerido administrar esta quantidade na requisição. No exemplo acima, ao invés de requisitar 4 unidades, poderia ser requisitada apenas duas, levando em consideração um média de consumo deste insumo. Outra questão importante é evitar altas requisições nos dias de encerramento do mês, evitando assim, concentração de custo no mês em que o insumo não será consumido.

 

Ainda em relação ao custo, é importante ressaltar que, apesar do custo ser lançado integralmente no momento da requisição, levando-se em consideração um consumo médio, demoraria mais tempo para um novo custo ser gerado, ou seja, baseado no exemplo acima, imagine que o consumo dos copos seja, na média, de dois pacotes por mês. Apesar de num primeiro momento o custo ser gerado integralmente no setor pela baixa automática, em compensação este custo só seria gerado novamente daqui a dois meses. Ou seja, a médio prazo os custos são iguais em ambas as baixas.