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Para preparar o sistema para gerar automaticamente os indicadores de custo é preciso editar cada grupo de produto e cada grupo de insumo e definir o grupo de resultado a que eles pertencem. Os grupos de resultado disponíveis são:
a) Hospedagem: Produtos e Insumos aplicados a hospedagem;
b) Alimento: Produtos e Insumos que se caracterizam como alimento;
c) Bebida: Produtos e Insumos que se caracterizam como bebida;
d) Eventos: Produtos e Insumos aplicados a área de eventos;
e) Outros: Produtos e Insumos não incluídos nos grupos acima;
f) Nenhum: Quando não se aplica;
No momento de gerar o relatório de indicadores de custos de determinado período o sistema por um lado seleciona todos os lançamentos dos produtos e os agrupa por grupo de produto e então por grupo de resultado. Por outro lado são selecionadas todas as Baixa de Venda e Consumo, agrupadas por insumo e depois por grupo de insumo e então por grupo de resultado. Desta forma, cada grupo de resultado recebe suas receitas e custos. Veja a lógica detalhada na figura abaixo:
Resultando no relatório abaixo:
No exemplo acima o total de receita foi de R$ 305.807,18. E de custo (baixas de venda e consumo) R$ 87.450,55. A coluna "C/R" representa a proporção do custo sobre a receita. Nesta caso 28,60%. Este é um indicador de Custo. Podemos dizer que cada linha desta coluna é um indicador.
Resultado de A&B (Alimentos e Bebidas):
O resultado de A&B tem algumas particularidades:
1) A coluna "Repasse de diária" é a soma de todos os cafés, almoços e jantares inclusos na diária. Neste caso foram 1881 cafés e 4 jantares. O valor desta alimentação é definido em ÚTIL : Parâmetros : Estoque, na aba "Indicadores de Custo". Conforme figura abaixo:
Sendo assim, (1881 x 10) + (4 x 16) = R$ 18.810,00 + R$ 64,00 = R$ 18.874,00.
2) A Receita de A&B é a soma de todas as vendas de alimentos e bebidas, contudo, apenas dos setores com Grupo de Resultado A&B. Veja no setor onde definir o Grupo de Resultado:
3) Custo de A&B - Segue a mesma primícia do item 2, contudo, agrupando todos os custos dos setores do grupo de resultado A&B.
No final da análise, chega-se ao indicador de custo de A&B de 49,29%. Isso indica que para cada R$ 100,00 de faturamento em A&B tenho um custo de R$ 49,29 com insumos.
É possível ainda detalhar todos os custos apresentados aqui no relatório "Seleção de Custos".
Esta metodologia é específica e suas vantagens e desvantagens devem ser analisadas por cada gestor.
O resultado neste caso é parcial, ou seja, um resultado preciso envolveria as despesas.
Muitos gestores utilizam-se desta metodologia para indicar para seus gerentes, em especial de A&B, o nível dos custos.
Não vamos aqui discutir qual é a porcentagem ideal. Isso vai depender do perfil de conforto e luxo do hotel, do padrão de qualidade dos alimentos, enfim, características muito individuais.