Como implantar o Financeiro? |
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Como implantar o Financeiro? |
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Por ser um sistema modulado o ADMH permite que o cliente possa ir adquirindo os módulos conforme a sua necessidade. O módulo HOTEL/RESTAURANTE, responsável pela operação é o módulo principal, os demais são denominados módulos auxiliares. Nossa intenção neste tópico é discorrer sobre a implantação do módulo auxiliar FINANCEIRO, seja no início da operação, juntamente com o módulo principal ou posteriormente.
O principal objetivo do módulo Financeiro é apresentar o resultado ao gestor. Entretanto, para chegar ao resultado precisamos saber qual foi a variação do patrimônio. Por isso, para implantar o Financeiro precisaremos definir o saldo inicial de todas as contas de ativo e passivo e entender como elas podem variar. Para conhecer as contas do patrimônio acesse o tópico Balanço Patrimonial. Após entender cada conta, e definir os parâmetros iniciais, vamos ver na prática como implantar o saldo inicial das mesmas:
| 1) | CONTA CAIXA – Por ser uma conta que lida apenas com dinheiro, basta contar o valor em dinheiro disponível e lançar como saldo inicial na conta corrente específica. É importante somar a esta conta o fundo de caixa do Caixa da Recepção. Isso significa que o fundo de caixa utilizado na recepção faz parte da conta "Caixa" do Financeiro. De agora em diante todos as despesas e receitas precisarão ser lançadas nesta conta. As receitas são lançadas de forma automática pela integração com o Caixa da Recepção, mas as despesas vão exigir um controle preciso, ou seja, é sugerido que este caixa seja uma gaveta com chave e que seja controlado apenas por uma pessoa. Qualquer quantia retirada desta conta precisa ser registrada através de um novo movimento. |
| 2) | CONTA BANCO - Esta conta é representada por todas as contas correntes bancárias (do tipo "banco"). Desta forma, basta cadastrar cada conta e pegar o saldo (do dia anterior a implantação) de cada uma através de seu respectivo extrato bancário e lançar como saldo inicial na conta corrente específica. De agora em diante é preciso conciliar as contas bancárias regularmente. Ou seja, qualquer crédito ou débito efetuado nestas contas pelo banco (via extrato) precisa ser reproduzido no sistema. O saldo do banco precisa bater com o saldo do sistema. |
| 3) | CONTAS A RECEBER - O saldo inicial desta conta é a soma de todos os títulos de "Contas a Receber". A ideia é que seja feita a seguinte pergunta: Quem me deve, quanto e qual o vencimento? Ou seja, é preciso cadastrar cada título com seu respectivo valor e vencimento. A facilidade deste processo vai depender do nível de organização que a empresa já vinha aplicando ao seu "Contas a Receber". A partir de agora novos títulos a receber vão ser criados automaticamente a partir da integração com o Caixa da Recepção e todos os recebimentos deverão ser baixados no caixa ou no banco . |
| 4) | CHEQUES A RECEBER - Idem a "CONTAS A RECEBER" mas específica a clientes que deixaram cheques a prazo como forma de pagamento. |
| 5) | CARTÕES A RECEBER - Idem a "CONTAS A RECEBER" mas específica a clientes que pagaram em cartão de crédito ou débito e os mesmo ainda não foram baixados pela operadora. Algumas empresas mantem cada cartão não baixado em uma pasta sanfonada. Outras têm acesso via site da operadora de cartão de crédito a esta relação. Utilize o cadastro de bandeiras de cartão para separar os mesmos por operadora. |
| 6) | CONTAS A PAGAR - O saldo inicial desta conta é a soma de todos os títulos de "Contas a Pagar". A ideia é que seja feita a seguinte pergunta: Para quem eu devo, quanto e qual o vencimento? Ou seja, é preciso cadastrar cada título com seu respectivo valor e vencimento. Geralmente as empresas possuem pastas sanfonadas com todos os títulos em seu respectivo dia de vencimento. A partir de agora todas as contas a pagar devem ser cadastradas no sistema e baixadas conforme pagamento. |
| 7) | CHEQUES A PAGAR - Idem a "CONTAS A PAGAR" mas específica a cheques emitidos a prazo. |
| 8) | CARTÕES A PAGAR - Idem a "CONTAS A PAGAR" mas específica a cartão de crédito ou débito que você utilizou para pagamento de despesas, compras, etc. |
| 9) | IMOBILIZADO - Defina em Parâmetros do Sistema: Financeiro: Integração e Outros, o valor inicial para o imobilizado. Contudo, é importante entender que como o resultado é consequência da variação do patrimônio, este valor é apenas figurativo. A ideia é responder de forma aproximada quanto vale seu patrimônio físico no momento da implantação. |
Agora que você conhece as contas do patrimônio, sabe sobre a sua variação e a maneira de implantá-las, é preciso ativar o parâmetro de integração e definir a forma da implantação:
I) Imediata: Basta definir os saldos iniciais de todas as contas conforme descrito acima;
II) Como um processo: Você entende que não será possível concluir todos os cadastros e iniciar todos os saldos das contas em um único dia. Por isso precisa entender que as contas estarão sendo movimentadas durante a implantação com os títulos e movimentos que você irá criar e ainda os provenientes da integração com o Caixa da Recepção. Apenas após a implantação completa o Balanço Patrimonial poderá identificar o resultado de forma correta.
Algumas questões importantes:
a) Mão de Obra: uma primeira compreensão é que as rotinas administrativas financeiras vão consumir horas diárias de trabalho de uma pessoa previamente treinada para a função. Existem as questões que envolvem o sistema, no sentido de conhecer suas funções e existem as qualificações básicas necessárias para um profissional desta área;
b) Banco de dados: Caso o parâmetro de integração esteja habilitado antes da implantação, durante este período o sistema foi criando movimentos de crédito no caixa, no banco e criando títulos a receber. Isso significa que você terá saldos irreais pois não houve no mesmo período as baixas dos títulos e lançamentos de despesas. Neste caso é recomendado solicitar ao suporte para zerar todos os títulos e movimentos do Financeiro para que você possa implantar da forma correta.
Caso permaneça alguma dúvida sobre o processo de implantação procure orientação com o Suporte ADMH. Um processo iniciado da forma errada pode provocar perda de trabalho e necessidade de recomeçar. Apesar da aparente carga de trabalho na implantação e manutenção do Financeiro, os resultados são extremamente importantes para a sua empresa e o nível de qualidade de sua gestão dará um salto surpreendente. Entendendo ainda que o ADMH gera automaticamente os relatórios gerencias, ou seja, não haverá demanda de tempo para a elaboração destes relatórios nem a necessidade de planilhas paralelas.
