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Organizando melhor os e-mails de sua empresa

Total controle sobre os e-mails enviados e recebidos

Olezário Neto, 21/07/2016 | 12:00
Editado em 21/07/2016 | 13:24

Nos dias atuais o e-mail é a forma mais rápida de interagir com seu cliente preservando a identidade das partes, mantendo a formalidade necessária para uma comunicação profissional, aliado a um baixo custo e histórico dos contatos. Mas quando os diversos setores da empresa possuem contas de e-mail diferentes, e alguns setores como o departamento de reservas de um hotel, por exemplo, compartilham a mesma conta com mais de um colaborador, inclusive em computadores diferentes! Logo, algo que aparentemente é simples pode se tornar bastante complexo. Então, como controlar as diversas contas de e-mail sendo utilizadas em diversos computadores, por diversos usuários, com diversas senhas e sem nenhum controle do que foi enviado, recebido, respondido, encaminhado, excluído ou impresso?

Esse não é um problema exclusivamente seu. Essa é a situação de muitas empresas. Inclusive, aqui em nossa empresa também já foi assim. E este ambiente gera uma sensação de insegurança em relação a toda comunicação trocada entre sua empresa, cliente e parceiros, pois, muitas vezes não se sabe o quê, por que, quando e como, estes emails foram enviados ou recebidos, inclusive se houve duplicidade, ou se foram respeitados os padrões de identidade e qualidade que a empresa deseja e precisa. Isso tudo torna o processo frágil, lento, excessivamente centralizado e gera prejuízos irreparáveis especialmente nas férias, ausência e rescisão de um colaborador.

Para nós, mudar para o padrão IMAP, quando o email fica na nuvem, não era uma solução, porque parte destes problemas permaneceriam. Por isso, criamos uma solução que resolvesse todos estes problemas listados anteriormente e que ainda pudesse nos ajudar com outras necessidades. Nesta solução, desenvolvemos um cadastro unificado de todas as contas de e-mail sem necessidade de configurações individuais e disponibilização de senhas em cada computador.

Todas as informações dos seus emails ficam concentradas na base de dados do Correio e o envio e recebimento de todas as mensagens são efetuados por uma Central de Serviços. Desta forma, o email só é baixado uma única vez, reduzindo seu consumo de banda de internet e ficando disponível para todos os terminais e usuários, possibilitando ainda que apenas neste servidor seja liberado o acesso à internet, sendo assim, recebendo uma maior atenção quanto à segurança. Ainda na questão da segurança, a Central realiza periodicamente o backup automático do Correio, mantendo os dados sempre a salvo.

Outro fator importante é que cada provedor determina uma regra com a quantidade máxima de e-mails que podem ser enviados a cada intervalo de minutos. Por exemplo, 250 emails a cada 15 minutos. Se esta regra não for respeitada todas as suas contas relacionadas a este provedor podem ser bloqueadas. Para resolver este problema o sistema concentra todos os emails, dos diversos setores e usuários, na Caixa de Saída e os envia respeitando a regra estabelecida, evitando uma sobrecarga e o bloqueio das contas.

Do ponto de vista operacional a estrutura é semelhante a um programa de correio padrão, como por exemplo, o Outlook com as pastas comuns, como Caixa de Entrada, Caixa de Saída, etc. Dispondo como um diferencial, a opção de criar pastas específicas de uma conta e controlar as permissões de cada usuário por conta:

As diversas informações referentes a cada mensagem enviada, recebida, respondida, encaminhada, enfim, todas as ações relacionadas a um e-mail são compartilhadas entre os usuários que podem inclusive fazer comentários e acompanhar o histórico. Assim, conforme o interesse, a comunicação pode ficar menos pessoal mantendo o fluxo mesmo nas férias, ausência ou rescisão de um colaborador. Como também são respeitadas as individualidades. Um e-mail lido por um usuário, por exemplo, não o torna lido por outro usuário. Cada um responde por suas ações.

Nas respostas é possível utilizar assinaturas coletivas ou individuais e modelos pré-definidos em html, criando um padrão conforme a identidade visual desejada. É possível ainda, enviar e-mail em lote (e-marketing), para os diversos cadastros do sistema ou para grupos de destinatários de forma profissional e personalizada, como por exemplo, um orçamento, um voucher de reserva, o extrato da conta, uma felicitação para os aniversariantes do mês, pré-checkin, boas vindas, opinaria, uma promoção, entre outros.

Hoje, nós da ADM realizamos toda nossa comunicação via e-mail diretamente pelo ADMH. Não precisamos de programas de terceiros. O envio de e-mail se integra a diversas rotinas do sistema e tratamos o recebimento dos e-mails de forma prática com total controle do processo. Se você já possui o ADM Hotel ou Restaurante e deseja implantar o Correio, entre em contato conosco que teremos o maior prazer em ajudá-lo.

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  • BOM DIA SIM EU ME INTERESSO POR ESSE SISTEMA ,MAS PRECISO SABER SE QUANDO EU ESTIVER VIAJANDO NO MEU NOTEBOOK TENHO COMO ACESSAR ? hoje preciso acessar meu sistema no meu note ,mas ainda não encontrei uma maneira ,melhor . Nancy
    Por: Nancy em 08/09/2016
  • bom dia ,achei bastante funcional .
    Por: Nancy em 22/07/2016

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